koristni članki

12 nasvetov in trikov za hitrejše delo v programu Microsoft Outlook

Všeč mi je ali sovraži, Microsoft Outlook je še vedno dejanski e-poštni odjemalec v mnogih pisarnah. Kar nekaj časa je minilo, odkar smo si ogledali dobri stari Outlook, zato je tu nekaj naših najljubših trikov, ki jih je vredno pregledati, da povečate svojo produktivnost v tem večnamenskem programu za e-pošto, koledar, opravila in beležke.

Navodila in podrobnosti v tej objavi temeljijo na Outlooku 2010, vendar bi morali delovati tako s starejšo kot tudi poznejšo različico Outlooka, razen če ni drugače navedeno.

Splošne bližnjice

Spodnje bližnjice delujejo v celotnem programu, tako da lahko naredite več dela, ali berete e-poštna sporočila ali dodate dogodke sestankov v svoj koledar.

1. Spoznajte bližnjice na tipkovnici Outlooka. Tako kot Microsoft Word, Excel in druge aplikacije Office ima tudi Outlook edinstvene bližnjice na tipkovnici, tako da vam ni treba izgubljati časa z premikanjem miške ali vrtanjem po menijih. Naučite se tistih, ki jih najbolj uporabljate, in pospešili boste svoje naloge v Outlooku. MakeUseOf ima priročen Outlook tipkovnice, ki jo lahko prenesete ali natisnete. Med najbolj koristnimi:

  • Ctrl + R : odgovor na e-pošto
  • Alt + R : odgovorite vsem v e-pošti ali preklopite na pogled koledarja delovnega tedna
  • Alt + W : posreduje e-pošto ali preklopi na tedenski pogled koledarja
  • Ctrl + M : F9 za pošiljanje / prejem vseh
  • Alt + S : Pošlji e-pošto
  • Ctrl + G : odprite pogovorno okno "Pojdi na datum" za skok na kateri koli datum v koledarju

Preklopite lahko tudi med pošto, koledar, stike in druge elemente v podoknu za krmarjenje s pritiskom na Ctrl + [številka kraja predmeta], npr .:

2. Izkoristite Outlookove hitre korake. Za tiste neznane je funkcija Hitri koraki ubijalska funkcija, ki jo je Microsoft predstavil z Outlookom 2010. Bližnjice so do večstopenjskih dejanj, na katere se lahko domislite, na primer premikanje e-poštnih sporočil v določeno mapo in označevanje kot branje ali posredovanje e-pošte v vašo ekipa in jo hkrati označi. V njem se lahko ponavljajo ponavljajoča se opravila in lahko ustvarite svoja lastna dejanja s hitrim korakom.

3. Ustvarite nov element iz odložišča. Nasvet za klobuk kolegu Goldavelez.com Walterju Glennu za ta nasvet (in druge v tem kosu):

Kopirajte poljubno besedilo v odložišče in nato v Outlooku pritisnite Ctrl-V. Outlook ustvari novo sporočilo (ali opombo ali kateri koli element, odvisno od mape, ki si jo ogledujete) z že prilepljenim besedilom.

Torej, namesto da ustvarite nov element v Outlooku in nato kopirate in prilepite besedilo, naredite oboje v enem koraku.

Bližnjice po e-pošti

Čeprav so Gmail in druge storitve za spletno pošto precej sposobne, Outlook ni ničesar, ko gre za razvrščanje, filtriranje, kategorizacijo in drugače prilagoditev mape »Prejeto« po vaših potrebah.

4. Omejite obvestila na namizju samo na najpomembnejša e-poštna sporočila. Grozno moteče je, da se nenehno govori "imaš pošto!" vendar še vedno želite prejemati obvestila o najpomembnejših razpisih. V Outlooku nastavite obvestila na namizju samo za ta VIP sporočila. Kanadska pravna revija Slaw ponuja podrobno vadbo, kako to storiti, v bistvu pa najprej izklopite vsa opozorila na namizju v možnosti Možnosti pošte in nato ustvarite pravilo Outlooka za prikaz opozoril za sporočila določenih ljudi, poslanih samo vam. Na primer:

5. Označi sporočila - hitro. Z izbranim sporočilom ali dvema jut udarite tipko za vstavljanje, da zastavico vklopite ali označite kot opravljeno.

6. Iz mape »Prejeto« dobite e-pošto, ki vam jih ne bomo poslali neposredno. V stari objavi (še vedno je vredno pogledati, če uporabljate Outlook), Scott Hanselman podrobno razloži svoj način organizacije GTD za Outlook. Eden najboljših nasvetov je, da uporabite posebno mapo »Prejeto - CC« za zbiranje vseh e-poštnih sporočil, ki vam jih ne pošljemo neposredno; tako je prejeto sporočilo osredotočeno samo na najpomembnejša e-poštna sporočila. Če želite to nastaviti, pojdite na Pravila> Nova pravila…. Nato kliknite gumb "Napredne možnosti". V Čarovniku za pravila izberite "kjer moje ime ni v polju Za" in nato na naslednjem zaslonu "premaknite ga v določeno mapo." (Druga možnost je, da nastavite mapo VIP-ja in premaknete "e-poštna sporočila, poslana samo meni" v to posebno mapo.)

7. Uporabite predloge e-pošte, da nikoli ne napišete iste e-pošte dvakrat. Utrujen od tega, da bi zvenel kot pokvarjen zapis? Za tista e-poštna sporočila, ki jih pogosto pošiljate, na primer zahteve po informacijah ali opomnike o zapadlih računih, shranite e-pošto kot predlogo prek predloge Datoteka> Shrani kot ...> Outlook. Nato uporabite predlogo in pojdite na Nov predmeti> Izberite obrazec ... in poiščite "Uporabniške predloge v datotečnem sistemu", da poiščete predlogo, ki ste jo shranili. Ali pa še hitreje dvokliknite datoteko OFT iz programa Windows Explorer in ustvarite novo sporočilo iz te predloge. Za to lahko uporabite tudi razširitev besedila v katerem koli programu v računalniku.

8. Ustvarite iskalne mape za svoja najpomembnejša e-poštna sporočila. Katera so najpogosteje dostopna e-poštna sporočila? Mogoče so po e-pošti vašega šefa ali določenih oseb (zdaj, kje je tisto poročilo TPS?). Za vsako iskanje, ki ga pogosto izvajate, shranite iskanje za hiter dostop. V levem navigacijskem meniju kliknite na Iskalne mape, izberite "Nova iskalna mapa" in nato uporabite čarovnike ali ročno prilagodite iskanje svojim zahtevam.

9. Hitro shranite e-pošto kot datoteke. Če želite shraniti določena e-poštna sporočila za potomstvo, imate na voljo nekaj načinov. Medtem ko lahko poljubno e-pošto shranite prek menija Datoteka> Shrani kot ... (možnosti: besedilo, HTML, oblika Outlook sporočila ali .msg, HTML, .mht), veliko hitreje shranite e-poštna sporočila tako, da jih povlečete na namizje ali Windows Explorer. Tako jih boste shranili v zaščiteno obliko .msg v Outlooku, pri čemer bo zadeva ime datoteke.

Takšne in te skripte VBA lahko uporabite tudi za samodejno (ali polavtomatsko) shranjevanje e-poštnih sporočil na lokalni trdi disk kot posamezna sporočila in jih sprostite iz datoteke .PST ali .OST. Outlook jih ohranja.

Naloge, koledar, beležke in dnevnik

Outlook ni samo e-poštni odjemalec. Je popoln upravitelj osebnih podatkov. Imeti vse na enem mestu ima svoje prednosti, vendar še vedno obstajajo načini za učinkovitejšo uporabo vseh teh funkcij.

10. Skupinske naloge glede na prednost po meri. Če želite Outlook uporabljati tudi kot svojega upravitelja opravil, MSDN-ov JD Meier predlaga to organizacijsko strukturo: Poleg tega, da za vsako opravilo dodate začetni datum, dodajte prednostno polje po meri (na primer P0, P1 in P2) . Nato lahko svoje naloge razvrstite po tem polju po meri, da lahko na prvi pogled vidite, na katerih nalogah se boste ob pravem času odločali. Na primer:

Ta metoda se lahko dobro obnese tudi s tehnikami produktivnosti, kot je delo pri nalogah v serijah - na primer z načinom, kako delovno postajo pokovko delate doma - ali če želite svoje naloge organizirati po potrebnem času.

11. Za ustvarjanje koledarskega dogodka uporabite naravni jezik. Ne zapravljajte časa za brskanje po mesečnem izbirniku datumov in poiščite točen datum za sestanek ali sestanek. V datumsko polje vtipkajte seveda "Dan neodvisnosti", "tri dni od jutri" in tako naprej.

12. Shranite Outlook-ove zapiske, dogodke in kateri koli drug element na namizje za hiter dostop. Ne samo e-poštna sporočila, ki jih lahko shranite v računalnik zunaj Outlooka: dogodke v koledarju, beležke, stike in vse drugo lahko pozneje povlečete na namizje ali mapo Windows kot posamezne elemente za hiter dostop. Predmet dvokliknite - tudi če Outlook ni odprt - in se odpre takoj v Outlooku.

Bonus (za Outlook 2010 in starejši): Outlook uporabite kot orodje za samodejno sledenje času. Ta je v programu Office 2013 opuščen, če pa imate starejšo različico Outlooka, lahko s časopisjem samodejno beležite svoje naloge, čas, uporabo dokumentov Office itd. Če želite poiskati ikono dnevnika, kliknite levi gumb v navigacijskem podoknu na levi strani in nato omogočite dnevniku sledenje sporočil iz določenih stikov, prošenj za sestanke in časa, preživetega v drugih pisarniških programih.

Nato boste videli časovnico in podroben dnevnik o vseh teh dogodkih, kar je odlično za tiste od nas, ki morajo voditi časovnice, izdajati račune strankam ali samo radi pospraviti svoje spomine o tem, kje je resnično šel čas.

Vse to je samo praskanje površin zmogljivosti Outlooka. Outlook je obremenjen z možnostmi in funkcijami ter skripti VBA, ki jih lahko sami namestite ali napišete. Če želite več nasvetov in trikov, glejte našo prejšnjo zbirko nasvetov Outlook ali tukaj delite svoje priljubljene.