zanimivo

Delo končano, deset let

Ne slišite več ljudi, da več govorijo o sistemu produktivnosti. Ni tako barvita ali Instagramu prijazna kot Bullet Journal, in čeprav so razne aplikacije trdile, da "delajo z GTD", so vse nekoliko manjše - ker je GTD v bistvu analogen. To je sistem, ki deluje, če dovoliš, da Gmail samodejno razvrsti vaš e-poštni naslov po kategorijah ali če dovolite aplikaciji, da skenira vaše dokumente, da izvleče predloge ali koledarske predmete, saj je bistvo GTD, da aktivno spremljate in zbirate vsako opravilo, odgovornost ali skrb (aka "Odpri zanko"), ki pride na vaš način. Pregledati morate vsako e-poštno sporočilo in si zapisati vsak sestanek, ker če se ves čas ukvarjate s skrbjo, ali je aplikacija zanemarila samodejni razpored, je to odprta zanka, ki vam v mislih zasede prostor in vam prepreči, da bi še kaj naredili.

Zadnjih deset let sem prečistil te zanke. Obdelava lastne e-pošte. Razpored lastnega koledarja. Zapisovanje lastnih nalog. Uporabljam aplikacije (koledar, fitnes, banka) za upravljanje vseh teh informacij, vendar zbirnega dela ne zaupam nikomur, razen sebi.

Naredba vsega tega - prakticiranje GTD - mi je spremenilo možgane. Ne morem si več zamisliti stvari, ne da bi jo samodejno razčlenil na njene sestavne dele, posamezne ukrepe, ki jih je treba dokončati, preden stvar postane sama. Ne morem si predstavljati ponedeljka brez tedenskega pregleda ali odprte zanke, ki si pustim sedeti v moji glavi dlje, kot je potrebno, da posežem po svoji vseprisotni napravi za zajem.

Kljub temu tega ne mislim več kot vseprisotno napravo za zajem. To je samo moj zvezek.

Veliko tega, kar je napisal David Allen v svojem opusu iz leta 2001, je zastarelo. (Nekdaj je ljudem svetoval, da ustvari ločen seznam Naslednjih dejanj, ki bi jih lahko storili šele, ko bi bili zraven telefona.) Obstaja prenovljena izdaja 2015, ki je še nisem prebral, da predvidevam, da se ukvarja z obdelavo besedil in skeniranjem. Twitterji se hranijo in verjetno je že zastarel, ker ne vsebuje nasvetov o zajemanju odprtih zank iz Slack-a.

Ampak tega mi ni treba brati, ker sem že bil ... preobražen. Ponovno ožičen. Optimiziran za produktivnost brez stresa in pripravljen narediti stvari.

Kako so se stvari spremenile, sem spremenil svoje življenje

Ne spomnim se, ali sem pred ali po tem, ko sem odkril 43 Mape Merlin Mann, prebral objavo Goldavelez.com Gine Trapani o "poenostavljenem GTD-ju", vendar je veliko ljudi govorilo o GTD-ju že leta 2007 in ker sem šele začel na prvo pisarniško delo, ki je zahtevalo, da sem prevzel odgovornosti, ki so presegale "sprejemanje telefonov", na to sem bil pripravljen. (Pisal sem dokumente na ostanke papirja in prekrižal predmete ter jih naslednje jutro prepisoval.) Rekel sem svojemu šefu, da želim prebrati to knjigo o produktivnosti, nato pa sem šel od meje čez cesto od mojo pisarno in kupil.

Celotna stvar se mi je kot melodija prilegala v možgane; takoj nepozaben, vsak kos se pretaka v naslednji. Odprl sem preglednico in začel katalogizirati vsako nedokončano opravilo in pod celicami dodal nove vrstice, s katerimi sem razprl zanke v posamezne naslednje akcije. Šel sem v omaro za oskrbo in našel nekaj, kar bi lahko služilo kot namensko sporočilo za koščke papirja in druge fizične predmete, ki jih je treba predelati v naloge in dejanja. Svojega šefa sem vprašal, če mi bo pisarna dovolila, da kupim 43 map in visečo datoteko, v katero naj jih shranim.

Prepričan sem, da sem po tem postal pisarniški GTD Dork. Jaz sem prozelitiziral. Sodelavce sem prebral, da sem prebral knjigo, in celo nekaj sem jih prepričal, da sedijo na spletnem seminarju s predstavitvijo. (Slučajno je delil zaslon, ki vključuje nekaj njegovih bolj osebnih Naslednjih dejanj. Bilo je čudno.) HR sem vprašal, če bi šel na enega od velikih seminarjev GTD, takšnega, kot so ga imeli v hotelskih balinicah, šteje za profesionalni razvoj.

A veliko stvari sem dokončal. Postal sem znan kot oseba, ki lahko uravnoteži več projektov, ne da bi zamudila rok. Vsako odgovornost sem zapisal, razčlenil v posamezne ukrepe in enkrat na teden pregledal vsa svoja neporavnana dejanja. Opravil sem tudi del GTD, ki je na skrivaj najtežji; tista, ki GTD pretvori iz sistema preglednic v sistem produktivnosti:

GTD deluje, ker vam omogoča, da vse svoje neporavnane odgovornosti prestavite na eno mesto. Ni vam treba zapravljati možganskega prostora z razmišljanjem, da "morate dobiti toaletni papir, ne pozabite na toaletni papir", ker je zapisan, skupaj z "osnutkom orisa" ali "pošljite Melisso o računu" ali karkoli drugega, kar morate storiti. (Da, svoj seznam lahko razdelite na kategorije, če ne želite, da se v vaše delovne stvari vmeša "toaletni papir".) To je bil zame velik igralec menjave; idejo, ki bi jo lahko napisal, razčlenil v posamezna dejanja in vse te ukrepe spravil v isti dokument.

GTD deluje tudi zato, ker vam omogoča hitro pregledovanje seznama opravil in dejanj - dobesedno seznam opravkov za celo življenje - in izberete eno dejanje, ki ga želite dokončati. Vendar ga morate tudi dokončati. Potem morate takoj, ko končate, dokončati nekaj drugega.

Kako GTD ustreza drugim aplikacijam in sistemom za produktivnost

Od začetka GTD sem preizkusil številne aplikacije in sisteme za produktivnost. Večkrat sem prenesla in izbrisala Zapomni si mleko; bilo je dobro, vendar sem lahko veliko hitreje sledil in organiziral naloge na svoji preglednici.

Nekaj ​​časa sem poskušal prenašati projekte na Kanban Chart, in medtem ko je bilo zabavno premikati lepljive opombe naokoli, sem samo znova ustvaril podatke, ki jih že imam na svojem glavnem seznamu GTD - in nisem potreboval dveh seznamov. (Obstoj dveh seznamov pomeni, da lahko posodobite enega in pozabite posodobiti drugega, in če morate čas porabiti v skrbi, če je vaš sistem točen, to je čas, ko ne porabite za kaj drugega.)

Bilo je obdobje časa, v katerem nisem vodil preglednice in vse prenesel v Basecamp, ker mi je le tako omogočil funkcionalnost, ki sem jo potreboval. Želel sem obdržati en seznam naslednjih dejanj, ki jih lahko razdelim na kategorije. Nisem želel, da aplikacija v mojem imenu predlaga, svetuje ali organizira.

Toda stara različica Basecampa se je sčasoma nehala sinhronizirati z mojim telefonom, kar je pomenilo, da ji ne morem več zaupati - in nova različica Basecampa ima več funkcij, kot jih potrebujem.

Tako hranim svojo preglednico. Izgleda precej drugače kot takrat, ko sem prvič začel uporabljati GTD, vendar deluje. Včasih pomislim na prehod na Bullet Journal - rad imam barvne označevalce - toda potem se spomnim, da se papir drobi in razmetava v škatle, moj sistem preglednic pa ima točen zapis o vsem, kar sem dokončal, nad tem, da lahko potegnem gor in napotke, kadarkoli bom moral.

Kako se je moja praksa GTD spremenila

Z GTD treniram že približno deset let. Še vedno vse zapišem, četudi gre za nalogo, ki jo nameravam opraviti takoj, ko vstanem iz postelje in grem v domačo pisarno. (Vsi vemo, da nas hoja skozi vrata pozabi na stvari, kajne?)

Še vedno vzdržujem namensko mapo »Prejeto« za pošto, občasne papirnate dokumente in naključne stvari, ki morajo nekam iti, dokler ne ugotovim, kaj z njo storiti. Nehala sem uporabljati mapo Tickler okoli leta 2012; Google Koledar lahko prenese večino mojih opomnikov in ni bilo dovolj papirja za vzdrževanje sistema 43 map.

V petek sem delal tedenske preglede, da bi razmišljal o tednu, ki sem ga pravkar zaključil; zdaj jih počnem v ponedeljek, kot način, da načrtujem prihodnji teden.

Moja naslednja dejanja razvrstim tudi po datumu - npr. "Tukaj želim narediti torek" - namesto da jih vse uvrstim na isti seznam. Imam preglednico, ki sem jo organiziral kot koledar, in vsak dan ima seznam profesionalnih in osebnih nalog, ki jih odjavim, ko jih izpolnim. Ko obdelujem predmete v tej preglednici, predmetov ne samo razčlenim v njihova posamezna dejanja, ampak tudi odločim, kateri dan bodo končani.

Še vedno vodim ločen seznam Someday / Mogoče dejanj na starem računu Basecampa, ki ga še nisem pustil zapustiti - vsebuje zapis toliko opravljenih opravil! - čeprav je seznam nekega dne / morda večinoma mrtev. GTD mi je nekega dne priskrbel; Toliko sem dosegel s tem, da sem rekel: "Prav, želim, da se to konča. Kako in kdaj bom to storil? "

In potem to počnem. To je najtežji del Dokončanja stvari. Ostalo je le zares dobro beleženje.