zanimivo

Kako dolgo naj hranim stare dokumente?

Dragi Goldavelez.com,

Pridržujem se starih dokumentov (plačilne palice, račune za kreditne kartice, zavarovalniško dokumentacijo ipd.) In moja pisarna je končno napolnila. Vem, da je premik v 21. stoletje s skeniranjem in razvrščanjem verjetno najboljša možnost, vendar nočem dati časa ali energije za skeniranje, organiziranje, varnostno kopijo itd. Vseh teh dokumentov. Kdaj se jih lahko le znebim?

Podpisano,

Peeved s papirjem

Dragi Peeved,

Popolnoma brezpapirno ima svoje prednosti (in za marsikoga ne bo vzelo niti toliko časa in truda, kot si morda mislite), toda ko imate papirnate dokumente več let (morda celo desetletij), je to lahko zastrašujoče in očitno, ni vredno svojega časa, da bi jih digitalizirali. Znotraj vaših kopij dokumentov je verjetno tisto, za katerega bi morali imeti več let - in narediti digitalno kopijo za dodatno varnostno kopijo. Vendar pa je večino papirjev v vaši prepolni vložki mogoče samozavestno reciklirati ali drobiti. Tukaj je opisano, kako dolgo življenjsko dobo različnih vrst dokumentov, ki so pomembni za zvok, jih lahko razvrstite in opravite nekaj pomladanskega čiščenja s papirjem.

Opomba: Mnenja se razlikujejo glede na točen datum hrambe zapisov, vendar je to nekaj osnovnih smernic iz različnih strokovnih virov, ki vam lahko pomagajo pri obrezovanju vaše izbočene datoteke.

Dokumenti, ki jih je treba hraniti do konca časa

Vsi dokumenti, ki se jih nikoli ne bi smeli znebiti, so dokaj očitni: to so uradni dokumenti vladnih agencij, ki običajno vključujejo odvetnike in bodo za vaše ljubljene zelo pomembni, če boste odšli mimo, povezani z nečim pomembnim in / ali bolečina nadomestiti. Kot smo zapisali v tem, kaj je treba hraniti in kaj skrbeti, vključujejo:

  • Potrdila o rojstvu in smrti
  • Izkaznice socialne varnosti
  • Dokumenti pokojninskega načrta
  • Osebne izkaznice in potni listi
  • Poročno dovoljenje
  • Poslovno dovoljenje
  • Vojaški izpusti
  • Vsaka zavarovalna polica
  • Volje, žive volje in pooblastila (ker bomo vsi nekega dne umrli in se moramo na to pripraviti)
  • Naslovi vozil
  • Posojilni dokumenti
  • Hišni dokumenti in hipotekarni dokumenti

Poleg tega CPA Marka O. Dietricha tudi vodilo o hrambi zapisov in ameriško ministrstvo za varstvo potrošnikov New Yorka priporočata, da si trajno hranite:

  • Hišni zapisi: preklicani pregledi za večje izboljšave in vzdrževanje domov (za dolžino lastništva doma)
  • Zdravstvene kartoteke
  • Fotografije ali video trakovi dragocenosti
  • Kopije in delovni listi davčne napovedi
  • Pregledi plačila davka od dohodka
  • Letni IRA ali drugi izkazi o prispevkih za naložbe, informacije o donosnosti pokojnin / delitve dobička

Fizične kopije teh dokumentov hranite na varnem mestu, na primer sefa ali varnega sefa - ene same lokacije, ki jo je enostavno zajeti v primeru, da morate evakuirati - in naredite tudi digitalne kopije za varnostno kopiranje zunaj kraja. Če želite spremljati svoje dragocene podatke in jih deliti s svojimi najdražjimi, si oglejte naš "v primeru nujnega kompleta".

Dokumenti, ki jih vržejo kot novi

Parada papirja je neskončna. Dobra novica je, da z vsako novo izjavo o naložbi, prenovljeno zavarovalno polico ali številnimi drugimi redno ponavljajočimi se dokumenti lahko ohranite samo najnovejšo različico. Zlasti lahko te dokumente raztresete, ko dobite novega:

  • Mesečni ali četrtletni izkazi o naložbah (za letne izkaze glej naslednje poglavje)
  • Izjave o socialni varnosti
  • Letno prenovljene zavarovalne police

Dokumenti, ki jih je treba hraniti do določenega časa ali dogodka

Končno lahko nekatere zapise vržemo po določenih sprožilcih ali času:

  • Potrdila o kreditni kartici: Ko jih uskladite z mesečnim izpiskom - razen če je to potrebno za vložitev garancije ali davka. V teh primerih hranite potrdila s priročnikom za izdelke, dokler ne poteče garancija, ali z davčnimi papirji.
  • Bančni polog ali položnice: Po uskladitvi z mesečnim izpiskom
  • Kreditna kartica in bančni izpiski: 7 let, če jih potrebujete za davčno podporo, sicer eno leto.
  • Letni izkazi o naložbah: Dokler ne prodate naložbe, jih držite 7 let, potem ko boste prodali s svojimi davčnimi papirji.
  • Plačke za plačilo: Po uskladitvi z obrazcem W-2 in plačanjem davkov
  • Zdravstvena razlaga koristi: 1 leto
  • Evidenca o komunalnih storitvah: Najmanj tri leta, navaja Državni oddelek za varstvo potrošnikov države NY
  • Davki in podporni zapisi (npr. Z davki povezani zdravstveni računi, donacije itd.): Skupno priporočilo je 7 let, ker je tako daleč nazaj IRS, če ste presojeni. IRS ima bolj natančne smernice, pri čemer se v primerih goljufivih vračil lahko nasveti razlikujejo od 3 let do nedoločen čas.

Kako dolgo hraniti poslovne evidence

Nazadnje, če imate lastno podjetje ali samostojno, se bodo vaše potrebe po hranjenju zapisov bolj vključile. (To je resen posel!) Priporočila o hrambi poslovnih evidenc javnih računovodskih strokovnjakov in poslovnih svetovalcev podjetja CK & Co (PDF) na primer pravijo, da bi morali stalno hraniti računovodski izkaz ob koncu leta, zapadle zavarovalne police štiri leta in bančne izpiske za sedem let.

Ukvarjanje s številnimi zapisi in pomembnimi dokumenti je kar nekaj težav, vendar kljub temu bistvenega pomena. Z malo urejanja papirja in zgornjega kontrolnega seznama boste imeli veliko bolj organiziran sistem in več prostora v datotečni omari.

Ljubezen,

Goldavelez.com