zanimivo

Kako narediti Google Drive kot Suite za namizje

Google Drive in aplikacije v njem - Dokumenti, Preglednice in Diapozitivi - so odlični za ljudi, ki iščejo preprost Office paket. Brezplačno je, sodelovanje je preprosto, in skoraj vsakdo ga lahko uporablja. Če pa ste navajeni na nekaj bolj tradicionalnega, kot je Microsoft Office, ga morda ne oklevate. Tu je opisano, kako narediti Google Drive bolj podoben namizjem, ki ste jih navajeni.

Zakaj Google Drive?

Ne razumite nas narobe, polni pisarniški apartmaji so odlični za ljudi, ki delajo v pisarnah in potrebujejo vrsto posebnih funkcij. Za te funkcije vam sploh ni treba plačevati, saj lahko paket, kot je LibreOffice, naredi veliko istih stvari kot Microsoft Office. Stvar je v tem, da večina od nas ne potrebuje tisočih funkcij, ki jih ponuja Microsoft Office.

Več funkcij obstaja, bolj zmeden je program, in čeprav je programska oprema, kot je Word, odlična, je tudi počasna in težka za uporabo, če želite samo sedeti in narediti nekaj. Še pomembneje je, da Google Drive dejansko olajša določena opravila kot namizni pisarniški paket. S storitvijo Google Drive je sodelovanje z velikimi skupinami bistveno lažje. Skupna raba dokumentov ne potrebuje samo posebne programske opreme za odpiranje, do vseh dokumentov pa lahko dostopate od kjer koli na kateri koli napravi z internetno povezavo. Ker mu primanjkuje zmogljivih lastnosti, to nadomešča uporabnost.

Kljub temu Google Drive zagotovo nima veliko funkcij, ki jih ljudje potrebujejo iz pisarniškega paketa. Z nekaj manjšega nastavitve lahko Google Drive naredi skoraj vse, kar si lahko običajen uporabnik želi.

Spoznajte osnove, kaj lahko Google Drive (in česa ne) lahko naredi

Google Drive obsega veliko različnih storitev, vendar so tri aplikacije, ki jih ima za konkurenčni pisarniški paket, dokumenti (obdelava besedil), preglednice (preglednice) in diapozitivi (predstavitve). Oglejmo si pomembnejše lastnosti Googlovega paketa in kako se nanaša na večino pisarniških paketov:

  • Google Drive lahko odpira in ureja dokumente Microsoft Office
  • Google Drive prihrani 30 dni vredne različice dokumenta, tako da se lahko vrnete nazaj in si ogledate prejšnje spremembe. To pomeni tudi, če lahko obnovite starejšo različico, če prepisujete nekaj pomembnega.
  • Google Dokumenti podpirajo ogromno število predlog, tako kot Office, za stvari, kot so življenjepisi, načrtovalci proračuna, učni načrti in drugo.
  • Google Dokumenti imajo orodja za sodelovanje in možnosti zapisovanja, vendar boste potrebovali dodatek, da se še približate Wordovi funkciji "Spremljanje sprememb".
  • Tako kot Office tudi Google Drive podpira dodatke za dodatno funkcijo
  • Raziskovalno orodje Google Docs olajša shranjevanje zapiskov in drugih raziskovalnih dokumentov.
  • Vse datoteke Google Drive se samodejno shranijo v vaš račun Google Drive, tako da lahko kadar koli dostopate do njih iz katerega koli računalnika, telefona ali tabličnega računalnika.
  • Google Preglednice podpira osnovno oblikovanje, urejanje formul, predloge, funkcije preglednic in poglede filtrov.
  • Google Slides nima toliko močnih funkcij animacije kot Powerpoint, vendar je zaradi njegove enostavnosti vsakdo v dobrih nekaj minutah sestavljen za dobro predstavitev.

Google Drive ima še veliko drugih funkcij, vendar zgoraj omenjena večina funkcionalnosti prehaja med paketom namizja in Google Drive. Zdaj pa poglejmo, kako to funkcijo razširiti, da bo Google Drive uporabna za mala podjetja, pisce, študente in vse druge, ki želijo izločiti svoj paket namizja.

Ne uporabljajte Google Drive brez povezave

Na prvi pogled se zdi, kot da je Google Drive samo na spletu. Konec koncev gre za spletno aplikacijo, kajne? Vse aplikacije v storitvi Google Drive lahko uporabljate brez povezave, tako kot pisarniški paket za namizje, če ga nastavite pred časom. Vse kar potrebujete je Google Chrome. Takole lahko nastavite:

  1. V Chromu pojdite na drive.google.com.
  2. Kliknite "Več" in izberite "Brez povezave"
  3. Kliknite gumb »Pridobite aplikacijo«, da se odpravite v Chrome spletno trgovino in naložite aplikacijo Google Drive
  4. Ko je nameščena, kliknite ikono Drive in nato gumb »Omogoči brez povezave«

Če želite kar najbolje izkoristiti to funkcijo, morate omogočiti način brez povezave v vseh računalnikih, v katerih delate. Zdaj se bodo datoteke, s katerimi delate, sinhronizirale v Google Drive in z njimi lahko delate ne glede na to, ali imate internetno povezavo ali ne. Če želite dostop do mape v bolj tradicionalnem slogu in lokalne različice datotek, vam aplikacija Google Drive nekoliko olajša dostop do datotek s namizja.

Uporabite dodatke v Google Dokumentih

Ni skrivnost, da Google Dokumenti nimajo nabora funkcij, kot je Microsoft Word. In večinoma je to v redu. Toda zaradi nekaj funkcij, ki jih želite, nedavno predstavljeni dodatki v Google Dokumente in Preglednice omogočajo dodajanje naprednejših funkcij - brez pretiravanja ali dodatnih stroškov. Tu je le nekaj primerov nekaterih trenutno bolj uporabnih dodatkov:

  • Kazalo: Kot že ime pove, vam ta dodatek daje osnovno kazalo. Tako kot kazalo vsebine v Wordu se tudi med vnašanjem in dodajanjem novih razdelkov ustvarja dinamično. Ni tako močna kot tista v Wordu in verjetno ne bo delovala za vaše doktorsko disertacijo, vendar omogoča preprost način za dostop do različnih delov dokumenta.
  • EasyBib: Bibliografije so vedno težava, a pisarniški paketi so to nekoliko olajšali z enostavnim načinom dodajanja virov brez skrbi za oblikovanje. EasyBib to stori za Google Dokumente.
  • Spremljanje sprememb: Wordova resnična ubijalska funkcija v sodelovanju je njegova funkcija Spremljanje sprememb. Ta dodatek to funkcijo prinaša v Google Dokumente.
  • Enostavna glava in noga: Google Dokumenti nimajo preprostega načina za upravljanje z glavo in nogo na strani, kot to počne Word. Ta dodatek naredi nekoliko manj boleč, saj omogoča oblikovanje iz drugega dokumenta.
  • Preverjevalec doslednosti: Wordov preverjevalnik skladnosti je koristen pri velikih dokumentih, kjer morate biti prepričani, da ne boste slučajno spreminjali doslednosti oblikovanja. Ta dodatek omogoča to v Dokumentih.
  • DocumentMerge: Wordova združitev dokumentov je ena izmed najmočnejših funkcij, ki jih večina redko potrebuje, vendar ta dodatek omogoča Google Docs.
  • Thesaurus: Če niste ljubitelj odpiranja povsem novega zavihka za lov na sinonime, ta dodatek prinese Thesaurus naravnost v Dokumente.

Uporabite dodatke v Google Preglednicah

Tako kot Google Dokumenti ima tudi Google Sheets veliko različnih dodatkov, ki prinašajo novo funkcionalnost. Večina teh vas ne more pripeljati do elektrarne, kot je Excel. Stil, v kombinaciji z osnovnim razumevanjem formul, se vam bodo dovolj približali, če uporabljate preglednice samo za posebne naloge:

  • Slogi: Slogi dodajajo Excelove sposobnosti oblikovanja, če želite narediti te preglednice bolj navdušujoče kot niz črno-belih polj.
  • Združljive vrednosti: sliši se dolgočasno, vendar je v listih manjkala ta precej običajna funkcija preglednice, zato je lepo, da ta dodatek omogoča.
  • Napredno iskanje in zamenjava: Preglednice imajo preprosto funkcijo iskanja in zamenjave, vendar jo ta dodatek bolj usklajuje z Excelovimi.
  • Več pisav: Kot že ime pove, vam to omogoča dostop do veliko večje knjižnice pisav v Google Preglednicah.
  • Galerija predlog: Za tiste od nas, ki nismo čarovniki za preglednice, lahko predloge precej olajšajo naše življenje. Medtem ko ima Sheets svoj nabor predlog, ta dodatek prinese tono več.

Preglednice imajo še dolgo pot, preden se sploh lahko približajo zamenjavi programa namiznih preglednic za podjetja. Če pa le beležite stroške, upravljate poštne sezname ali spremljate karkoli drugega v svojem življenju, Sheets dobro opravi svoje delo.

Dodajte funkcionalnost po meri s skripti

Dodatki in osnovni nabor funkcij v Googlu Drive so odlični, toda če se želite resnično kopati globlje, boste morali preizkusiti skripte Google Apps. Ti skripti omogočajo tako, da lahko v Google Dokumente in preglednice dodate skoraj vse funkcije, ki si jih lahko zamislite. Na nek način so podobni Officeovim makronom. Sem spadajo preproste funkcije, kot je dodajanje makrov, v veliko bolj zapletene ukrepe, kot je pretvorba Google Doc-a v Markdown.

Lahko brskate po skriptah drugih ljudi in jih dodate v tabele, da se vam ni treba učiti programiranja. Veliko teh skript se premika med dodatke, vendar so še vedno precej uporabni, kot so:

  • Odstranite podvojene vrstice: Zakaj ta osnovna funkcija manjka v Preglednicah, je zunaj nas, vendar jo ta skript doda.
  • Dodajte opomnike v preglednico: Preglednice je enostavno pozabiti, ta skript omogoča dodajanje majhnih opomnikov vanje.
  • Združite preglednice v Google Dokumente ali PDF: Ali imate preglednico? Ta skript ga združi v dokument ali dokument PDF.
  • Razpored e-poštnih sporočil: Ta skript omogoča, da lahko pišete e-pošto v Gmailu in uporabite Google Sheet, da sprožite čas pošiljanja.
  • Pretvarjanje med enotami: Excelska funkcija za pretvorbo je odlična, ta skript omogoča večino tega, kar je mogoče v listih.

Če uporabljate namizni program, kot je Excel, za določeno funkcijo, s katero Sheets ali Docs ne zmorejo, je verjetno nekdo naredil skript, ki bo dodal to funkcionalnost. Očitno ne bo vedno tako, vendar je vredno iskati, če imate samo nekaj posebnih funkcij, ki vas vežejo na namizno programsko opremo.

Seznanite se z Googlovimi diapozitivi

Google Slides je predstavitvena programska oprema, ki je vdelana v Google Drive. Za razliko od Dokumentov in preglednic ne morete zares razširiti moči diapozitivov (še). Kljub temu ima še vedno bogat nabor funkcij, ki nas večina še vedno dobro predstavi, saj večina funkcij Powerpoint-a vseeno naredi več škode kot koristi.

Pravi trik z Googlovimi diapozitivi je, da se samo seznanite s tem, kako deluje in se navadite na teme. Ko končate predstavitev, jo lahko izvozite v množici formatov - vključno z Powerpoint-om, tako da boste lahko to predstavitev zagnali na katerem koli računalniku, v katerem imate nameščen (lahko ga tudi samo objavite v spletu, da vam olajša življenje). Na voljo imate na voljo več možnosti za brezplačne in poceni nadomestne možnosti Powerpoint, vendar Google Slides opravi delo dovolj dobro za večino nas.

Možno je, da če si podrobno ogledate, kakšno funkcionalnost potrebujete v paketu Office Suite, boste ugotovili, da lahko večina od nas deluje znotraj omejitev Google Drive. Vsekakor gre bolj za delni pristop. Dodate majhne koščke funkcionalnosti, namesto da bi dobili celoten paket, vendar to pomeni, da je hitrejša in enostavnejša za uporabo.