koristni članki

Kako obvladati Microsoft Office Word

Microsoft Word je enostavno največji, najbolj priljubljen program za urejanje besedil, ki je na voljo, vendar naredi veliko več kot le urejanje besedil in poročil TPS. Če ste si govorili, da se boste končno naučili Wordovih besed in dodatkov, je zdaj čas, da se dejansko naučite urejati sloge, dodate kazalo in še več.

Hitro vstanite in zaženite Word

Od vseh programov Microsoft Office je Microsoft Word z vidika uporabniškega vmesnika verjetno najpreprostejši. Če ste v življenju že kdaj uporabljali program za urejanje besedil, boste v zgornjem levem kotu prepoznali menije za odpiranje in ustvarjanje datotek. Večji meni, ki poteka prek vrha dokumenta, Microsoft označuje kot "trak". Trak vsebuje vsa orodja za oblikovanje, ki jih potrebujete, in nekaj kontekstnih ukazov, ki se spreminjajo glede na to, na katerem zavihku ste.

Za to serijo bomo domnevali, da poznate osnove, če pa želite osveževalca, vas Microsoftov hitri vodnik za Word pokaže skozi osnove.

Kako narediti najpogostejše in najpomembnejše naloge v programu Microsoft Word

Seveda so potrebe vseh nekoliko drugačne, toda glede na to, da večina ljudi Office uporablja v pisarniškem okolju, smo pripravljeni staviti, da boste morali narediti stvari, kot so urejanje slogov, primerjati dva dokumenta, pripraviti kazalo in še več . Pojdiva naprej in zajameva nekaj skupnih nalog.

Kako uporabiti in urejati sloge

Slog v Wordu je prednastavljeno oblikovanje dokumenta. To je dokument, tako da vključuje pisavo, velikost pisave, slog odstavka in tako naprej. Ustvarjanje ali spreminjanje sloga omogoča spreminjanje videza dokumenta naenkrat, tako da vam ni treba iti skozi in poudarjati posameznih razdelkov in narediti določenih sprememb. Lahko naredite stvari, kot je nastavitev univerzalnega stila naslova, ali pa spremenite videz privzetega seznama s črkami.

Na primer, če delate s knjigo, boste morda od založnika dobili seznam smernic za slog. Če pa delate na tedenskih beležkah interoffice, je slog enostaven način za oblikovanje smernic o formatu, tako da vsak, ki ga naredite, izgleda vsakič enako. Poleg tega lahko kadar koli spremenite sloge, če je enemu oddelku všeč beležke na en način, vaš šef pa ima raje drug slog, vam ni treba spreminjati kopice oblikovanja vsakič, ko odprete nov dokument.

Če želite uporabiti slog, se prepričajte, da ste na zavihku Domov, izberite dokument besedila v dokumentu, ki ga želite spremeniti, in nato v traku kliknite meni Slog. Če želite na primer naslov narediti na sredini bloka besedila, bi besedilo, ki ga želite, izbrali kot naslov, nato pa kliknite Slogi> Naslov 1. Tako enostavno je.

Tudi izdelava lastnih določenih slogov je zelo enostavna. To je koristno, ko nekaj dosledno pišete, kot je glasilo ali knjiga, in želite določen niz pravil, ki jih lahko preprosto uporabite za dokument kot celoto. Na primer, morda želite spremeniti velikost pisave privzete možnosti naslova ali spremeniti način ustvarjanja seznama. Tukaj je opisano, kako to storiti:

  1. Na zavihku Domov kliknite podokno Slogi.
  2. Kliknite Nov slog ali izberite slog, ki ga želite urediti.
  3. Prikaže se pojavno okno za urejanje številnih parametrov, vključno z vrsto, osnovo in oblikovanjem. Kliknite možnosti, ki jih želite spremeniti.

Če ste zmedeni, kaj pomeni vsak izraz, ne skrbite, je precej enostavno. Slogi odstavkov določajo videz besedila na ravni odstavka. Ko uporabite ta slog, bo spremenil celoten odstavek. Slogi znakov določajo videz na ravni znakov, zato lahko izstopate z eno besedo. Slogi tabel spreminjajo videz tabel, na primer vrstico glave ali kako delujejo vrstice omrežja. Končno slogi seznama spremenijo videz seznama, kot so našteti seznami ali številčna shema.

Kako dodati kazalo na začetek dokumenta

Če delate z velikim dokumentom, bo kazalo dodalo hitro navigacijo. Na srečo je ustvarjanje vsebine v programu Word preprosto in se samodejno posodobi, ko dodate več v dokument.

Wordov avtomatski generator kazala vsebine prevzame vsak naslov, ki ga dodate dokumentu, in nato na podlagi tega ustvari kazalo. Če nameravate ustvariti vsebino, se prepričajte, da vsak naslov svojega razdelka oblikujete z naslovom.

  1. Kliknite prazen odstavek, kamor želite vstaviti kazalo.
  2. Kliknite zavihek Reference.
  3. Kliknite Vsebina in nato izberite videz, ki ga želite uporabiti.

To je to. Word samodejno posodobi vsebino kadar koli dodate ali spremenite glavo.

Kako primerjati in združiti dva dokumenta

Če imate dve različici dokumenta, pa naj bo to zato, ker je nekdo uredil v svoji kopiji, varnostno kopiranje v oblaku ni uspelo ali če samo poskušate ugotoviti, kaj se je natančno spremenilo med dvema različicama iste stvari, boste potrebovali za uporabo funkcij za primerjavo in združevanje.

Če želite samo videti, kakšne spremembe obstajajo med dvema dokumentoma, jih lahko primerjate. Tukaj je primerjava dveh dokumentov:

  1. Odprite enega od dveh dokumentov, ki ju želite primerjati.
  2. Kliknite Orodja> Spremljanje sprememb> Primerjava dokumentov.
  3. Izberite izvirni dokument in spremenjene datoteke dokumentov.
  4. Vnesite ime pod besedilno polje »Spremeni oznako z«, da boste lahko ugotovili razliko med dvema dokumentoma. Tako bo Word dodal sporočilo, ki vam bo povedal, od kod prihaja vsaka sprememba.

Če kombinirate dokument, deluje na enak način, končni rezultat pa je en sam dokument, ki združuje vsebino obeh dokumentov skupaj, tako da se vse, kar je isto, prepisuje:

  1. Odprite enega od dveh dokumentov, ki ju želite združiti.
  2. Kliknite Orodja> Spoji dokumente.
  3. Izberite izvirni dokument in spremenjene datoteke dokumentov.

Ko se dokumenti združijo, se razlike med obema poudarijo. Od tu lahko vstopite in izberete tisto, kar želite obdržati v končni različici.

Kako pravilno formatirati dokument s tabulatorji Zaustavitve in oddelki

Če ste tip, ki dokument oblikuje s pritiskom na preslednico ali zavihke, je čas, da se naučite, kako to storiti na pravi način: z uporabo oddelkov in zaustavkov na zavihkih. Zgornji videoposnetek prikazuje, kako delujejo zavihki in vdolbine, tako da jih je enostavno razumeti, ampak samo povzemamo, kaj ta dva izraza dejansko pomenita.

  • Zavihek se ustavi : postaja zavihek je mesto, na katerem se kazalec ustavi po pritisku tipke. V Wordu je to način za enostavno poravnavo besedila. Ko v Wordu kliknete ravnilo, se ustavi zavihek kot majhna ukrivljena puščica. Ko tapnete tipko za zavihek, bo kazalec in besedilo skočil na to puščico. Če dodate več zaporov na zavihkih, lahko to naredite tako, da lahko besedilo formatirate tako, da nekajkrat preprosto pritisnete tipko za zavihek, da se postavi na svoje mesto in se popolnoma postavi.
  • Oddelki : Kot že ime pove, oddelki določajo oddaljenost odstavka od levega ali desnega roba. Na ravnilu boste videli dva trikotnika, ki prilagodita vdolbino. Lahko kliknete kateri koli trikotnik in ga premaknete, če želite spremeniti vdolbino. Zgornji trikotnik prilagodi vdolbine prve vrstice odstavka. Spodnji trikotnik prilagodi vdolbine za naslednje vrstice (aka viseča alineja) v odstavku. Kliknete lahko tudi na kvadrat pod njimi, da se oboje premaknete hkrati.

Če se naučite, kako uporabljati te alineje in zavihek, lahko ustvarite dokument, kot je življenjepis ali akademski papir, veliko lažje.

Kako dodati navedbe in reference

Akademski prispevki so zver za pisanje, vendar Word naredi ustvarjanje bibliografij in citatov zelo enostavno. Ko ustvarite nov dokument in ga napišete, lahko citat dodate le z nekaj kliki.

  1. Kliknite zavihek Reference.
  2. Kliknite puščico spustnega menija poleg sloga Bibliografija in izberite slog, ki ga uporabljate za ta papir.
  3. Kliknite konec stavka ali besedne zveze, kamor želite dodati citat.
  4. Kliknite Vstavi citat. V polje Ustvari nov vir vnesite vse podatke, ki jih potrebujete.

Ko enkrat vnesete citat, lahko iz istega besedila dodate dodatne navedke, tako da izberete stavek, nato kliknete polje Navedbe in izberete sklic, ki ga želite vstaviti. Ko končate, kliknite gumb Bibliografija in izberite Bibliography ali Cited Works, da samodejno ustvarite referenčno stran za svoj prispevek.

Najboljše nove funkcije v programu Word 2016

Word 2016 je urejevalnik besedil - to pomeni, da mu ni treba narediti velikanskih, revolucionarnih preskokov nad svojimi prejšnjimi različicami. Vendar ima Word 2016 še nekaj izboljšav, ki jih velja omeniti:

  • Lahko iščete po traku : V operacijskem sistemu Windows nad trakom boste videli polje "Povej mi, kaj hočeš narediti". Tu lahko vnesete kakršno koli vprašanje in Word vam bo povedal, kako to storiti. Lahko ga na primer vprašate, kako vstaviti sliko, kako oblikovati besedilo na določen način ali kako ustvariti sezname. V bistvu gre za dolgočasno različico Clippyja za 21. stoletje. Iz kakršnega koli razloga to ni vključeno v različico Mac.
  • Urejanje sodelavcev si lahko ogledate v realnem času, kot v Google Dokumentih : Že nekaj časa lahko delate na dokumentih Word kot ekipa, vendar Word 2016 dodaja urejanje v živo, tako da boste takoj videli beležke in posodobitve drugih ljudi.
  • Pametno iskanje nekoliko olajša raziskave : Word je zdaj malo bolj povezan s spletom kot nekoč. V programu Word Word lahko z desno miškino tipko kliknete besedo in nato v meniju izberete »Smart Lookup«, da poiščete definicijo besede, ustrezni članek Wikipedije in najboljše rezultate iskanja iz Binga.

Če uporabljate starejše različice Worda, boste v programu Word 2016 doma le nekaj minut, razen tistih manjših izboljšav.

S temi bližnjicami na tipkovnici delajte hitreje v besedi

Microsoft ima popolne sezname vseh bližnjic na tipkovnici v Wordu za Windows in Word za Mac, ki jih je vredno zaznamovati, toda preuči se nekaj večjih, ki jih boste verjetno uporabljali vsak dan, in nekaj specifičnih besed, ki so resnično koristno:

  • CTRL + N / CTRL + O / CTRL + S : Ustvari, odpre in shrani dokument.
  • CTRL + X / CTRL + C / CTRL + V : Izrez, kopiranje in lepljenje
  • CTRL + B / CTRL + I : Krepko, poševno
  • CTRL + A : Izberi vse
  • CTRL + Z : Razveljavi
  • CTRL + K : Vstavite hiperpovezavo
  • CTRL + P : Natisni dokument
  • CTRL + H : Odprite Poišči in zamenjaj
  • Shift + F3 : Preklopite možnosti začetnice
  • CTRL + SHIFT + C : Kopira oblikovanje za izbrano besedilo, tako da ga lahko uporabite v drugem nizu besedila s CTRL + Shift + V
  • CTRL + Shift + N : Uporabi običajni slog za izbrano besedilo

Poleg tega Word podpira univerzalne bližnjice na tipkovnici za urejanje besedila, kot so Shift + CTRL + puščice gor / dol za izbiro celotnih odstavkov. S tem lahko navigacijo in poudarjanje besedila precej olajšate, seznam vseh pa imamo tukaj. Če Word močno uporabljate, spoznajte te bližnjice, bodo vaše življenje izboljšale.

Dodatno branje za uporabnike energije

Word je velik program in tukaj ne moremo zajeti vsega. Tu je še nekaj priročnikov, ki vam bodo pomagali premakniti meje, česa je Word sposoben.

  • Šest nasvetov za boljše oblikovanje : Oblikovanje je v MS Wordu velika težava in če se želite izboljšati pri spretnostih, kot so prikazovanje skritih znakov, ukvarjanje z razdelki in še več, naj bi ta objava pomagala.
  • Izberite vse besedilo z enakim oblikovanjem : Ta skrit majhen meni na traku vam omogoča, da izberete bloke besedila glede na njegovo oblikovanje.
  • Vse, kar morate vedeti o sodelovanju : Sodelovanje je velik del Worda. Od spremljanja sprememb do učenja uporabe označevanja ta objava zajema vse, kar morate vedeti o delu z dokumenti kot skupino.
  • Ustvarite lastne bližnjice na tipkovnici : Word ima tako veliko bližnjic na tipkovnici, če pa želite več, lahko naredite svoje.

Word je na prvi pogled morda videti kot dolgočasen stari urejevalnik besedil, a kot vidite, je veliko bolj zapleten, kot mu zasluži večina ljudi. Obvladovanje lahko traja dolgo, toda ko boste osvojili osnove in razumeli, kaj je mogoče v Wordu, boste na dobri poti do tega, da postanete ninja Microsoft Word.

Odprto