koristni članki

Produktivnost 101: Kako uporabiti osebni Kanban za vizualizacijo vašega dela

Najboljše metode produktivnosti imajo vaše predloge pred vami in dajejo prednost prednostnim nalogam, tako da se nikoli ne sprašujete, kaj naprej. Nekateri so zapleteni, drugi pa olajšajo pregledovanje vsega, kar je organizirano po prednostni nalogi - tako lahko preprosto uporabljate opombe Post-It, če želite. Pogovorimo se o enem od teh sistemov: Osebni Kanban.

Osebni Kanban je sistem za produktivnost, s katerim je enostavno začeti, ima samo dva resnična "pravila" in je zasnovan tako, da vam omogoča preprost in vizualni pogled na to, kar je na krožniku, katere so vaše prioritete in kaj ste dosegli. Deluje tako kot drugi sistemi za produktivnost, ki smo jih izpostavili, kot sta Getting Things Done (GTD) in Pomodoro tehnika. Ima splošno strukturo, ki ji lahko sledite, in številna orodja, ki vam pomagajo, da začnete in se tega držite. To ni filozofija, kot je Kaizen pristop, vendar zagotovo obstaja prostor, da nastavite sistem, da deluje namesto vas, in vključite lekcije, pridobljene iz stvari, ki ste jo dosegli. Začnimo s tem, kaj je osebni Kanban, nato pa preučimo, kako ga lahko uporabljate.

Kaj je osebni Kanban?

Osebni Kanban, preprosto povedano, je preprost sistem za upravljanje vaših datotek. Njegova največja prednost je, da vam pomaga, da se izognete prevzemu preveč naenkrat, in vam vedno omogoči vizualni in pregledni pregled svojega dela. Povezana je z - vendar ne enako - načinom načrtovanja in dostave Kanbana, ki se pogosto uporablja v proizvodnji (posebej avtomobilski proizvodnji.) Ideja o "osebnem" Kanbanu je nastala, ko sta strokovnjaka za produktivnost Jim Benson in Tonianne DeMaria Barry napisala knjigo v 2011. Osnovna predpostavka Osebnega Kanbana kot metode vizualizacije in določanja prednosti pri delu je precej starejša, vendar knjiga navaja, kako sistem deluje, in ponuja posebne nasvete za ljudi, ki se spopadajo s prekomerno obremenitvijo in konkurenčnimi prednostnimi nalogami.

Osebni Kanban stoji na dveh glavnih "pravilih":

  • Vizualizirajte svoje delo . Skratka, morali bi biti kadar koli sposobni pregledati svojo skupno delovno obremenitev, biti sposobni hitro določiti, na čem morate delati, imeti vizualne napotke za prednost in čas, ki jih je treba dokončati, in ta sistem je treba enostavno dodati, odstranite in ponovno organizirajte. Izpostavili smo več načinov za vizualizacijo vašega seznama opravil, vključno z osebnim Kanbanom.
  • Omejite svoje delo v teku (WIP) . Z drugimi besedami, omejite število stvari, na katerih delate hkrati. To počne dve stvari. Najprej olajšate vizualizacijo svojega dela, saj ohranite pokrov o tem, koliko se jih dogaja naenkrat. Drugič, prav tako vam pomaga, da se izognete nevarnosti večopravilnosti, da ne omenjam izgorelosti. Skrbno ravnanje z delovno obremenitvijo vas tudi nauči, kako reči ne, ne da bi si uničili kariero.

Od tega naprej boste večinoma odvisni od tega, kako dejansko izvajate Personal Kanban. Uporabite lahko zapletene aplikacije ali orodja, preproste oglasne deske, beležke ali beležke. Uradnih orodij ali izdelkov (seveda izven knjige) seveda ni. Benson in DeMaria Barry pa imata nekaj predlogov, ki vam bodo pomagali začeti, nekatere ste verjetno že videli že prej - tako na Goldavelez.com kot v spletu.

Kako začeti z osebnim Kanbanom

Odprto

Začeti z osebnim Kanbanom je enostavno. Vse, kar resnično potrebujete, je mesto, kjer lahko postavite in uredite svoje do-dove v Kanban Board, ali "Kanban." Ključno je, kako so organizirani. Preprosta tabla ni nič drugega kot grafikon s tremi navpičnimi stolpci: Zaostanek / opravilo, Doing in Končano .

Vaš razdelek »Naredi« je sestavljen iz vseh opravkov, ki jih trenutno delate, ali nameravate delati takoj. V idealnem primeru bi jih nadalje organizirali po prednostnih nalogah, tako da jih lahko kadar koli pogledate in vidite, s katerimi se jih najprej lotiti. Vaš "zaostanek" je vse, kar trenutno ne delate, vendar se morate na neki točki obrniti. "Končano" je nekoliko očitno, vendar je pomembno, da ostanete na svojem Kanbanu, saj videnje, koliko opravljenega dela ste motivirani in produktivni.

To je preprost Kanban. Če se sliši znano, ste verjetno videli nekatere od številnih predstavljenih delovnih prostorov in objav o produktivnosti, kjer smo razpravljali o prednostih uporabe Post-Its-a ali tabel, kot je ta, za organiziranje vaših opravkov. Whiteboardi so kot nalašč za osebni Kanban. Stolpce je enostavno risati, nato pa hitro dodati in izbrisati opravke. Če želite, lahko narišete svoje stolpce in nato uporabite posamezne zapiske Post-It. Tako se lažje premikajo brez ponovnega pisanja. Poleg tega so Post-It opombe na voljo v različnih barvah, kar vam omogoča preprost način organizacije Kanban po prednostni nalogi. Na primer, rumene note so lahko srednje prioritete, vijolične note so nizke, rdeče pa najpomembnejše.

Zdaj, ko vsakič pogledate svojo belo tablo, vidite, kaj imate na krožniku in kateri od teh dokumentov je najbolj kritičen. Hitro boste lahko izbrali opravilo, da se premaknete na "početje" iz zaostanka, ko boste prosti, in zlahka boste videli, kdaj je vaša plošča prepolna.

Čeprav je Kanban pomemben, je resnično le funkcionalen način za vizualizacijo vaših opravkov. Pomembno je tudi drugo pravilo: ne pozabite omejiti svojega dela v teku. Če dodate Post-It v svoje doze, vas bo preplavil in te vizualne koristi bodo nadomestili stres in tesnoba. Benson in DeMaria Barry pojasnjujeta, da je ključnega pomena, da svoje zaporedno delo omejite na minimum. Trdo kapico dodajte na število stvari, ki ste jih kadar koli pripravljeni imeti v razdelku »Naredi« ali na Kanbanu (obdržite vse, kar je potrebno, da se premaknete v »Zaostanek« v vezavi ali na objavo -Plaščite, dokler ni prostora za to.) Na ta način vaš Kanban ostane organiziran in dejansko uporaben.

Diaprojekcija (vdelana zgoraj) je predstavitev s spletnega mesta Osebni Kanban z natančnejšimi nasveti, ki vam bodo v pomoč.

Aplikacije in orodja, ki podpirajo osebni Kanban

Če v vašem delovnem prostoru ni razkošja ogromne bele plošče, ki jo lahko obesite s stene, ali celo majhne mizne plošče ali iverne plošče, ki jih lahko spremenite v Kanban, imate veliko drugih možnosti, vključno z nekaterimi znanimi imeni. Ne glede na to, ali delate v spletu ali raje naložite aplikacijo, tukaj je nekaj orodij za produktivnost, ki uporabljajo metodo Personal Kanban:

  • Trello : Točno, vedno priljubljeno orodje za produktivnost Trello je pravzaprav sestavljeno okoli organizacije nalog v stilu Kanban. Izpostavili smo jo, ko se je začela, in pokazali smo vam, kako z njo organizirati celo življenje. Pokazali smo vam celo, kako ga lahko zasukate v sistem, ki je podoben GTD, vendar njegov vizualni dizajn, osredotočenost na stolpce za organizacijo in njegov pristop "kartice kot do-dos" naredijo kot nalašč za osebni Kanban. Vse, kar morate storiti, je določiti svoje stolpce in začeti dodajati do-dos. Lahko jim daste tudi datume, opombe, opomnike, vizualne naloge za prioriteto, slike in drugo.
  • KanbanFlow : KanbanFlow morda izgleda precej kot Trello, vendar je na Kanban pristop nekoliko bolj naravnan, kot je Trello. Doda dodaten stolpec - "Danes", tako da lahko ločite naloge, ki se že izvajajo, od tistih, ki jih boste trenutno delali. Poleg tega so drugi elementi že znani: svojim Kanbanom lahko dodate opombe in opomnike, jih vizualno razporedite po prioritetah, omejite svoje delo in po potrebi sodelujete z drugimi. KanbanFlow vključuje tudi časovnik Pomodoro, ki vam pomaga, da se osredotočite in opravite delo. O tem bomo spregovorili v trenutku, toda lepota Kanbana in njegovih orodij je v tem, da se tako lepo integrira z drugimi metodami produktivnosti. Poleg tega spletno mesto izgleda odlično na pametnih telefonih in tabličnih računalnikih, aplikacija ni potrebna.
  • Evernote (skupaj s Kanbanotejem) : Evernote sam po sebi ni posebej odlična Kanbanova rešitev. Njegova osredotočenost še zdaleč ni vizualna, čeprav lahko nastavite, da je nekoliko bolj spredaj z notami, ki jih dodate. Kljub temu je moč v zbiranju in organiziranju informacij, ne pa v vizualni predstavitvi. Kanbanote to spremeni in spremeni vaše sezname Evernote v vizualno zbirko predmetov, na katere lahko delujete. Za vas celo doda tri stolpce zaostanka / dokončanja / dokončanja. Obstaja celo spremljevalna aplikacija za Android, ki jo lahko uporabljate na poti.

Seveda nič ne govori, da morate uporabljati aplikacijo. Lahko je koristno, še posebej, če se zanesete na svojo opremo. Če pa imate raje analogne metode, lahko za izdelavo Kanban-a vedno uporabite navadno knjigo skic in Post-It opomb ali preprosto navadno staro pisalo in papir. Lahko celo kupite leseno desko in deske "Kanban za eno", vse pripravljene in pripravljene za uporabo, v namiznih prijaznih velikostih. Ni nobenega pravila, ki pravi, da mora biti vaš Kanban ogromen ali da mora uporabljati Post-Its - stvari nekoliko olajšajo, vendar morate storiti tisto, kar deluje s svojim tokom.

Kako narediti osebni Kanban na dolgi rok

Pristop Personal Kanban je preprost in prilagodljiv. Lahko uporabite obliž stene, naložite aplikacijo ali piskate v prenosni računalnik - in to je ključno za njegovo delovanje na dolgi razdalji. Izberite tisto, ki vam ustreza, in zasvojeni ste. Ključno je, da najdete metodo, ki pohvali vaš delovni potek, namesto da ga prekinete, in uporablja orodja, s katerimi se boste vrnili, namesto da bi se borili. Če imate dostop do bele deske v svoji pisarni, vam lahko hitro poiščete in vidite, kaj je na dnevnem redu. Če pa potujete na tono, je uporaba Trello ali KanbanFlow bolj priročna kot vlečenje okoli bele deske.

Tega smo se dotaknili že prej, še ena lepa stvar osebnega Kanbana pa je, da tako dobro deluje z drugimi tehnikami produktivnosti. Če ste ljubitelj GTD ali Pomodoro, lahko še vedno uporabljate Personal Kanban. Pravzaprav lahko vsak sistem, ki uporablja seznam opravkov, koristi od pristopa Personal Kanban. To pomeni, da če trenutno uporabljate drug sistem, vam ni treba preklapljati sistemov ali odpovedovati orodij - lahko metodo samo nekoliko pomaknete.

Pred kratkim smo na primer izpostavili maskirno tablo za opravilo Chris S Penn, ki se opira na matrico odločitve Eisenhower. Medtem ko primarno uporablja eno samo desko, bi jo bilo mogoče enostavno zložiti v Personal Kanban, tako da tablo obrne v razdelek »Doing« in okoli njega doda odseke »Backlog« in »Done«. Poglejte si svoj seznam opravkov in kako ste ga organizirali. Razmislite o stvareh, ki jih dejansko počnete v zvezi s tisto desko "Naredi", in o stvareh, za katere veste, da morate priti, vendar ne bodo zdaj kot "zaostanek". Ko stvari opraskate in pridobite zagon, si o njih omislite svojo ploščo »Končano«, namesto da bi le opravili svoje opravilo. Tako preprosto.

Dodatno branje

Tukaj bi morali imeti možnost, da začnete z osebnim Kanbanom, vendar smo se dotaknili le osnov. Na primer, metoda je enako učinkovita za organizacijo timov, kot tudi za organiziranje osebnih opravkov, in za to ni potrebno veliko več dela. Seveda je treba začeti dokončno knjigo Benson in DeMaria Barry o Osebnem Kanbanu, če pa vas zanima, če želite izvedeti več, tukaj lahko preverite nekaj virov:

  • Osebni blog Kanban
  • Osebni Kanban 101
  • Osebni Kanban na Facebooku
  • Osebni Kanban v obliki krajšanja Jurgen de Smet in Erik Talboom
  • Udemy: Uvod v osebni Kanban
  • Zla večopravilnosti in kako vam osebni kanban lahko pomaga
  • Osebna galerija Kanban

Osebni Kanban morda zveni kot govorijo o produktivnosti, toda osnovna načela so preprosta in jih je težko argumentirati: Bodite pozorni na svoje delo. Poskusite, da ne žonglirate preveč naenkrat. Ostalo so podrobnosti, ki jih boste lahko izoblikovali v vaš popoln in najbolj produktiven potek dela.